长沙庆典公司在一项活动项目管理者通常有一个团队作支持。随着活动项目的临近，团队的人员也曰益增加。一个团队的初期为12个人，一年后可能最终成为一个200人的大集体。这一现象被丸特夫勒称为“脉动型组织”，他用此词来描述不时增大和缩小的组织。这一称号特别适合来形容承办“澳大利亚网球公开冠军赛”的组委会。这个组委会每年都在一段较短的时间内发展壮大。第二个事例来自2000年奥运会。餐饮总监领导着自己的小团队在奥运会到来之前与食品供应商谈判：在奥运会开幕之前的一个月，他的团队发展到200多人(包括志愿者)，而全体成员已经只有一次在一起进行培训的机会了!

我们以前提到过承办商，值得注意的是活动项目管理者要与不同的承办商接触，他们包括：

对于某些活动，管理者还要与从地方到联邦的各个层面的政府机构联系。地方委员会负责活动项目的计划和批准。州政府负责提供交通和治安的保障。联邦政府为接待国际名人而提供礼仪建议。